Vytvořit atmosféru, v níž se každý host cítí příjemně, dokáže proměnit obyčejnou oslavu v nezapomenutelný zážitek.
Plánování večírku může působit hrozivě. Ať už chystáte svatbu, narozeninovou párty, oslavu promoce, nebo intimní posezení s rodinou a přáteli, organizátorky Shelby Gravesová a Alexandra Klassenová mají tipy, které vaši událost vyleští a rozzáří.
Gravesová plánuje akce a koordinuje sociální sítě a strategii pro pivovar New Belgium Brewing Co. v Asheville v Severní Karolíně. Největší akcí, kterou dala dohromady, byl v březnu maraton a půlmaraton „Asheville Marathon & Half“, kterého se zúčastnilo 2 000 běžců a jejich rodiny – celkem zhruba 5 000 lidí. Závod nesl slogan „Velký návrat“ a pozvedl náladu komunity zasažené bouřemi, zároveň ukázal její odolnost.
Klassenová působí jako ředitelka kurátorství akcí na katolické škole Chelsea Academy pro žáky od mateřské školy po 12. ročník ve Front Royal ve Virginii. O plánování se začala zajímat před dvanácti lety, když pro kamarádky pořádala dámské večery. Díky doporučením si ji začali zvát na další místní akce. Dnes téměř každý měsíc pracuje na svatbách a zároveň organizuje školní události.
Kdo přijde? Zajistěte, aby byla akce pro všechny
Protože akce, které Gravesová připravuje, často obnášejí stovky lidí, například večer Bike-In Cinema nebo Silent Disco Night, dívá se na věc v širokém strategickém záběru: „Nejlepší rada? Opravdu promyslete, kdo je vaše publikum, a snažte se, aby se do akce vešel každý. Mějte na paměti cílovou skupinu a zároveň dbejte na přístupnost pro různé potřeby,“ radí.
Klassenová má v přípravách na seznamu i dostupnost a specifické potřeby hostů, o nichž mluví Gravesová.
„Na každé párty nebo akci je strašně důležité dát hostům vědět, co se od nich očekává,“ říká. „Když je to venku, měli by vědět, že se hodí vhodná obuv nebo bunda, když je zima. Je to black tie? Business casual? Nebo ležérní? To jsou otázky, které si spousta hostů klade. Mít to jasně napsané hned od začátku je klíčové.“
Zorganizujte se
Klassenová jde u úvodní fáze příprav do detailu: „Začněte tím, že budete opravdu organizovaní. Všechno si pište, jinak na něco zapomenete. Buďte pečliví. Pak si stanovte datum a čas, najděte místo konání a ověřte, zda se do něj vejde plánovaný počet hostů. A ujistěte se, že případný catering dokáže fungovat na daném místě – třeba v golfovém klubu s plně vybavenou kuchyní.“
Dopřejte všem pocit pohodlí
Ve filmu Dožeň, co se dá! zazní věta, že „krátká a jednoduchá definice dámy či gentlemana je člověk, který se vždy snaží zajistit, aby se lidé kolem něj cítili co nejpohodlněji“. To je jeden z hlavních cílů dobrého hostitele.
Ať je akce jakkoli velká, Klassenová se snaží, aby se všichni cítili jako doma a v dobré péči.
„Chci mít jistotu, že lidé budou spokojení s tím, ke komu si sednou. Někdy si pro jistotu napíšu někomu od stolu a zjistím, vedle koho by se dotyčný cítil dobře. Nechci, aby si někdo akci pokazil tím, že bude sedět s osmi úplně cizími lidmi. To by bylo hrozné, že? Stejně tak hudba – snažím se, aby se líbila všem, ať už půjde o rock, nebo o valčík.“
„Když akci vedu, mým cílem je, aby byli spokojení ti, kdo si mě najali, aby dostali přesně to, na čem jsme se domluvili, ideálně něco navíc. Zároveň chci, aby byli spokojení i hosté. Dávám pozor třeba na starší lidi, kteří si nemohou dojít pro jídlo. Hlídám drobnosti,“ doplňuje.
Vytvořte správnou atmosféru
Gravesová zdůrazňuje, že právě atmosféra hraje v plánování zásadní roli.
„Stejně důležité jako myslet na hosty je i to, jakou atmosféru vytvoříte. Světlo, nálada, zvuk. Na Silent Disco Night jsme třeba nechali běžet i hudbu v sále, která odpovídala tomu, co pouštěl DJ do sluchátek, aby i lidé bez sluchátek měli pokud možno podobný zážitek,“ popisuje.
A nakonec: dělejte to s láskou
Jídlo uvařené a servírované bez lásky se sice dá jíst, ale chybí mu kouzlo. S večírky je to stejné. Šmrnc a jiskru, které akci oživí, dodává srdce, nejen hlava.
„Miluju pořádat večírky,“ uvádí Gravesová. „Takže je dělám pro kolegy i u sebe doma. Pořádala jsem Halloween, Vánoce a podobně. Baví mě zdobení.“
Klassenová si vychutnává energii, která přijde, když se akce povede.
„Většinou odcházím s dobrým pocitem. Mívám z toho skvělou chuť v ústech,“ usmívá se. „Obecně mě těší lidem pomáhat.“
Takže: napište si seznamy a dvakrát je zkontrolujte. Vezměte přípravu i průběh do vlastních rukou. Udělejte vše pro to, aby se hosté cítili uvolněně. Přidejte do toho lásku – a radost, kterou rozdáte, se vám vrátí.
–ete–
