Možná jste si perfektně rozplánovali celý den a dokonce si ponechali i časovou rezervu pro nečekané události. Přesto se večer sami sebe ptáte, kam se celý den tak rychle poděl.
Většina zlodějů času přichází nepozorovaně a abychom je mohli vůbec objevit, je dobré zapsat vše, co jsme za den udělali. Zapište si každou čtvrthodinu. A najednou je to tady, ve vašich záznamech se objevili zloději času.
Návštěvy a být „pořád k dispozici“
Někteří zloději času se objevují formou návštěv či telefonátů. Dveře se pomalu netrhnou, telefon neustále zvoní. Těžké to mají i ženy v domácnosti, protože je může kdokoliv a kdykoliv vyrušit, nakonec, jsou přece celý den doma.
Jistěže se nemůžeme a ani nemáme před druhými lidmi schovávat. Když už nic jiného, mohou nám přinést spoustu dobrých nápadů. Neustálé vyrušování je ovšem třeba omezit a udržovat sociální vztahy v určitých v mezích. Jen malé procento lidí musí být neustále k dispozici a k dosažení. Dopřejte si právo na osobní čas – bez vyrušování, odsuňte nějaké povinnosti na pozdější dobu, vypněte telefon a svým kolegům řekněte, ať vás neruší a zároveň jim sdělte, kdy budete zase k zastižení. Dosáhněte toho, že v souladu se svým biorytmem nebudete v určitých hodinách k dosažení a uvidíte, že ostatní si na to bez problémů zvyknou.
Tam, kde jednáte s klienty, je dokonce možné domluvit se s kolegy, aby měl každý z vás pevně stanovený čas, ve kterém se bude o klienty starat on, a ve zbylém čase se může hlouběji ponořit do ostatní práce.
Kdo hledá, nemusí najít
„Jedna z výhod nepořádku spočívá v tom, že člověk dělá neustále nějaké objevy,“ řekl anglický spisovatel Alan Alexander Milne (1882-1956), autor Medvídka Pú. Avšak velkou nevýhodou je to, že téměř nikdy neobjevíte to, co právě potřebujete. Kolik minut denně trávíte hledáním něčeho? Na mnohé zloděje času si bohužel rychle zvykneme, takže už nám vůbec ani nepřijde, když s nimi dennodenně ztrácíme čas. Jedním z nich je nepořádek.
Denně nás stojí několik minut času hledání klíčů či peněženky, protože pro ně nemáme vyhrazené určité místo. To samé platí i pro nářadí, data, emaily... Jestliže každý den trávíte třeba jen 10 minut hledáním něčeho, ať už doma či v práci, činí to za rok více než 60 hodin! A to je sedm a půl dne dovolené, kterou jste si ale neužili, hledání není zábava ani odpočinek.
Co nám může pomoci? Pro každou věc určit pevně stanovené místo a to takové, kde se ona věc nejčastěji používá. Takové místo můžete i zpříjemnit a zkrášlit. Na klíče si kupte půvabnou poličku nebo roztomilý věšák. Pokud je rádi házíte, použijte košíček nebo misku. Nebo nůžky… kupte jich víc a rozvěste je všude tam, kde je hojně používáte.
Často se také stává, že nedůležité věci zabírají místo těm důležitým. Tady pomůže jen důkladný úklid a zbavení se všeho nepotřebného. Méně používané věci dejte do archivačních krabic a odneste je třeba do sklepa a nezapomeňte přitom řádně naplnit koš na odpadky. Mnohé věci je lepší si koupit, když je potřebujeme, ne je celá léta skladovat.
Chaos na psacím stole
Jedno srbské přísloví praví: „Kdo honí hodně zajíců, nechytne žádného.“ Máte-li na svém psacím stole hodně věcí, které musíte zpracovat, je příliš těžké soustředit se jen na jeden úkol (jednoho „zajíce“). Ukliďte pryč všechno, co nesouvisí s tím, na čem právě pracujete. Ani příliš velké množství poznámkových štítků vám nikterak práci neulehčí a spíše vám zamotá hlavu. Zapište si úkoly raději do diáře nebo do sešitu a přidávejte je k vašemu dennímu plánu. Tak budete mít všechno na očích, až začnete úkoly plnit. Na vašem stole by mělo ležet jenom to, co ke své práci potřebujete neustále, a také to, na čem pracujete právě teď.
Co můžeš udělat dnes…
Mnohým z nás se někdy nedaří plně se na svou práci soustředit. Zbytečně surfují po internetu a dokonce vítají každé vyrušení z práce. Možná si nedopřejí žádnou potřebnou přestávku na uvolnění, která dodá nové síly a osvěží. Může to být ale také tím, že se přikradl další zloděj času, a tím je momentální nechuť něco zpracovat nebo spíš chuť „odsunout“ to na jindy, většinou na „zítra“. Někteří lidé mají chronický sklon odsunovat každou úlohu na dobu pozdější. Nevýhodou takového počínání je plíživá ztráta sebeúcty. Takový zloděj času vám může podstrčit zcela nedůležitou úlohu místo té, kterou je v současné době potřeba uskutečnit, čímž způsobí, že promrháte nejen svůj čas, ale i čas ostatních a celkové pracovní tempo se zpomalí. Jde-li nám o to, vyhnout se nepříjemnému úkolu, jsme schopni vymyslet si cokoliv, jen abychom ho oddálili, ale on je pořád tam a čeká na nás, což nám na klidu rozhodně nepřidá.
Řešení: Udělejte si seznam všech úkolů, které právě teď „odsunujete“. Začněte každý den vyřizováním „nepříjemného“, „odsunovaného“ úkolu a nedělejte nic jiného, dokud ho nedokončíte. Kolik úkolů váš seznam bude obsahovat, tolik budete potřebovat dní. Někdy k takovému vyřízení potřebujete dokonce jen zlomek času, který vás stálo jeho odsunování.
Netrpělivost růže nepřinese
S postupem času se vám bude dařit odhalovat čím dál více zlodějů času, jako jsou zbytečně dlouhé porady, nedostatečná příprava, neúplné informace, nedostatečná komunikace a koordinace. Takovéto problémy patří k denním výzvám v téměř každé firmě, ať už jde o firmu rodinnou, s.r.o. nebo Evropský parlament. To, co dnes odhalíte, můžete zítra udělat lépe. To nejtěžší je odhalit své osobní zloděje času. Někdy to bývá nerozhodnost, jindy perfekcionismus. A koho by napadlo hledat zloděje času ve vlastním spěchu a netrpělivosti? Čím více totiž spěcháme, tím více času zdánlivě potřebujeme. Při spěchu můžeme udělat daleko více chyb, jejichž náprava stojí velmi mnoho času. Na druhou stranu (podle Einsteina) je čas relativní pojem a my si tedy vlastně děláme starosti s iluzí. Přítomnost je ale pořád ještě skutečná, takže se soustřeďme jen a jen na ni a na úlohu, která je právě před námi. Pak se nám může zdát, že máme k dispozici celou věčnost, a že se čas jakoby zastavil. Trpělivost často přináší ty nejrychlejší výsledky.
