Část 2: V pracovní době zdolej hodně práce a nečekej, až práce zdolá tebe
Někdy musí člověk zmobilizovat všechny své rezervy a osobní život ponechat poněkud stranou, chce-li dosáhnout svého cíle. Například doháníme-li termíny a napravujeme nedostatky, vzniklé někde úplně jinde, které padají na naši hlavu. Platí to i pro stavy časové nouze všeho druhu.
Po takovém krizovém období se člověk opět zotaví a pracuje v normálním tempu dál. Každopádně by to tak mělo fungovat. Ovšem pro některé lidi se tento stav stal normálem a oni pracují pořád, jakoby stav nouze byl stavem trvalým. Jsou v neustálém spěchu, dělají přesčasy, a přesto mají pocit, že nestíhají. To je chyba! Trvalý stres je kontraproduktivní. Člověk se stává netrpělivým a vznětlivým, dělá drobné chyby a snadno ztrácí přehled. Proto existují inteligentnější řešení.
Síla přílivu a odlivu
Neexistuje nic ekonomičtějšího, než se přizpůsobit přirozenému rytmu života. Vypětí a uvolnění by mělo být v rovnováze, fungovat tak přirozeně a automatickys jako nádech a výdech. Každý čas má svou kvalitu, kterou můžeme různě využít. Příliv a odliv se střídají po celá staletí a přece se jejich síla neopotřebovala.
Ve správném rytmu pracujeme tehdy, jestliže bychom mohli pracovat pořád dál, dokonce i kdyby pracovní proces nikdy nekončil. Pokud zvládáme hodně práce, aniž bychom byli večer úplně vyčerpaní, jdeme správným směrem. Člověk nalezne svůj vlastní rytmus nejlépe tak, že si sám vytvoří a přizpůsobí průběh pracovního dne, metodou pokusů, omylů a opětovných pokusů. Nezavrhujte nic příliš rychle a zkuste vzít do úvahy následující návrhy.
Přestávky
Udělejte si častěji krátkou přestávku, ve které se vědomě uvolníte. Postačí několik minut a už pocítíte nový elán. Bodo Schäfer, autor bestselleru Cesta k finanční svobodě, říká, že každé dvě hodiny drží dvacetiminutovou přestávku. Díky tomu ve zbývajícím čase pracuje velmi efektivně a večer vůbec není unavený. Každý sice nemá tu možnost, aby ve své práci tolik odpočíval, ale možná místo dvaceti stačí i pět minut odpočinku.
Rutinní práce dělejte naráz
Maličkosti a drobná odbočení od hlavní pracovní činnosti mohou člověku doslova rozkouskovat celý den. Příchozí emaily, pracovní jednání, zpracovávání pošty a jiné rutinní práce. Člověk má pořád v ruce nějaké papíry, se kterými je třeba nějak naložit, a tak se klidně může stát, že děláme celý den něco úplně jiného, než jsme si naplánovali a za co jsme vlastně placeni.
Ať se ve vaší práci vyskytují jakékoli maličkosti, které nenáleží do vaší kompetence, snažte se je předat dál. Ostatní rutinní záležitosti vyřizujte pouze najednou. Na emaily odpovídejte a přijímejte je v určitou dobu a ne hned po příchodu do zaměstnání nebo každou hodinu. Poznamenejte si, komu jste dnes volali a (komu volat máte) a tento seznam zpracovávejte rovněž v určitou dobu. Veškeré každodenní rutinní práce dělejte vždy v určitou dobu a najednou.
Kdy jsem nejproduktivnější?
Přizpůsobte pracovní proces svému biorytmu. Několik dní se pozorujte: kdy se během dne cítíte svěží a schopní pracovat na plné obrátky? Produktivní fáze si rezervujte na nejdůležitější úkoly a nedělejte v jejich průběhu nic jiného. V tuto dobu pokud možno nepřijímejte návštěvy, sdělte ostatním, že jste velmi zaměstnaní a vyberte jim pro schůzku s vámi jiný termín, nejlépe v době, na kterou jste si naplánovali telefonáty a jinou komunikaci.
Po splnění naplánovaného úkolu vaše výkonnostní křivka opět klesá, takže vyřizujte rutinní záležitosti. Při další produktivní fázi se opět věnujte důležitým věcem, které vyžadují nepřetržitou pozornost.
Deset minut pro další den
Večer si udělejte inventuru celého dne. Kdy to běželo jako na drátkách a kdy to vázlo? Na příští den si rozdělte úkoly podle svého biorytmu. Není to o tom, že se podle tohoto scénáře budete otrocky řídit, jde o to, mít linii, která vám pomůže a usnadní udržovat přehled. Nedávejte si nesplnitelné úkoly a nechejte si dost prostoru pro přestávky a nečekané věci. Kromě toho si na každý den naplánujte něco příjemného, na co se můžete těšit – i kdyby to měla být jen špetka času, věnovaná sobě!
