Vyklízení a automatizace jsou jen dva způsoby, jak si ze seznamu úkolů odškrtnout více položek.
Někdy se nám zdá, že náš seznam úkolů je nepřekonatelný, že nároky na náš čas a energii jsou neúprosné a že bychom nejraději zalezli pod peřinu a doufali, že se práce zázračně dokončí sama. Vyhýbání se práci samozřejmě situaci ještě zhorší.
Co musíme udělat, když je toho mnoho k udělání, je začít jednat.
Pokud si potřebujete naplánovat mimořádně produktivní den, abyste se vypořádali s požadavky, které máte na talíři, zde je několik kroků, jak ho co nejlépe využít.
Začít pevně
Příprava na úspěch začíná brzy ráno. Nesahejte hned ráno po telefonu a raději se připravte na den činnostmi, které vás nastartují. Ať už se jedná o četbu, meditaci, cvičení, psaní deníku nebo jen tiché posezení u prvního šálku kávy, začněte den přípravou mysli a těla na produktivitu.
Vymyslete plán
Běhání od úkolu k úkolu jako tornádo, které se prohání městem, není tou nejrafinovanější strategií, kterou byste mohli při řešení úkolů použít. Věnujte chvilku nebo dvě tomu, abyste si zapsali, co máte na mysli, a určili tři nejdůležitější úkoly, které je třeba udělat. U každého z nich odhadněte, jak dlouho bude trvat jeho dokončení, a určete konkrétní časový úsek, v rámci kterého na něm budete pracovat. Pokud některé z položek, které jste si poznamenali, trvají dvě minuty nebo méně, udělejte je okamžitě a vychutnejte si uspokojení z jejich odškrtnutí.
Zbavte se zbytečností
Zlepšete svou efektivitu tím, že vyčistíte svůj prostor nebo digitální soubory. Nepořádek může způsobit zbytečný stres a zpoždění. Dejte si však pozor, aby se tento úkol nestal formou prokrastinace. Rychle udělejte vše, co je ve vašich silách, abyste zvýšili svou produktivitu.
Pravidelné přestávky
Během produktivního dne se vám může zdát, že dělat přestávky je neintuitivní, ale ve skutečnosti to může zvýšit vaši produktivitu. Desetiminutová procházka venku, pětiminutové protažení a dokonce i patnáctiminutový spánek vám může pomoci rozšířit kapacitu na celý den.
Automatizovat, delegovat a dohodnut se
Kdykoli to bude možné, věnujte čas automatizaci opakujících se úkolů, jako je platba účtů nebo určité odpovědi na e-maily. Dále rozvíjejte svou schopnost delegovat. Jednou z běžných forem delegování je objednání potravin online, takže nákup za vás provede někdo jiný. Pokud máte schůzku, u které si nejste jisti, zda je nutná, termín plnění, který je třeba prodloužit, nebo jinou spolupráci, která by potřebovala ještě trochu vašeho času, přehodnoťte podrobnosti a zbavte se části tlaku.
Minimalizace přerušení
Z přerušení je překvapivě obtížné se zotavit. Zejména pokud jste uprostřed soustředěné duševní práce, udělejte vše pro to, abyste přerušení minimalizovali. Řekněte svému okolí, že po určitou dobu nebudete k dispozici. Zavřete dveře své kanceláře. Pracujte na dálku na odlehlém místě.
Oslavujte
Na konci dne pravděpodobně zjistíte, že ne vše šlo podle plánu. Vyberte si tři nejdůležitější úkoly na zítřek a oslavte všechny pokroky, kterých jste dnes dosáhli. Zakončete den důkladným odpočinkem a dostatkem spánku, abyste mohli plně využít i den zítřejší.
Článek původně vyšel na stránkách americké redakce Epoch Times.
