Účinná komunikace znamená vzít každého člena týmu pomyslně za ruku a kráčet s ním bok po boku, aby se podařilo naplnit poslání organizace, účel projektu nebo službu, kterou firma poskytuje.
Účinná komunikace začíná tím, že svému týmu věnujete skutečně kvalitní čas. Vedoucí si musí s ostatními vybudovat vztah založený na důvěře – dát si čas, aby je poznal, a zároveň jim dovolit, aby poznali jeho. Právě v těchto chvílích Vám může váš tým opravdu porozumět a přijmout vaši vizi.
Když svůj tým vedete a učíte, zapojujte do rozhovoru kritické myšlení. Vyzývejte členy týmu, aby přemýšleli a kladli otázky. Pomůže jim to utřídit si vlastní myšlenky a vyjasnit nejasnosti, které mohou vzniknout z pouhých domněnek. Vám to zároveň dává příležitost podrobněji vysvětlit pokyny, které předáváte.
Musíte myslet také na řeč těla a výraz tváře. Jsou to silné komunikační prostředky a někdy mluví hlasitěji a srozumitelněji než slova. Pamatujte, že váš tým bude napodobovat vás i vaše slova.
Dovolte mi vyprávět Vám skutečný příběh
Na konci rušného dne řekl vedoucí celému týmu, že je důležité následující ráno z konkrétního důvodu kontaktovat jednoho zákazníka.
Nikomu z týmu však konkrétně neuložil, aby tomuto zákazníkovi zavolal. Všem pouze obecně sdělil, že někdo musí zákazníkovi zítra ráno zavolat.
Druhý den ráno přišel podle rozpisu jako první jeden člen týmu a řídil se pokynem vedoucího – zákazníka kontaktoval. Překvapení! Zákazník vysvětlil, že už mu někdo volal a sdělil mu stejné konkrétní informace. Člen týmu si pak uvědomil, že vedoucí úkol splnil, aniž by o tom tým informoval. Zákazníkovi zavolal sám, ale nikomu to neřekl.
A bylo hůř. O pár hodin později zákazníkovi někdo zavolal znovu. Další člen týmu, který právě nastoupil na směnu, byl rozčilený a cítil se trapně. Naštvaně kolegům řekl: „Tomuto zákazníkovi už volali dvakrát a nikdo mi to neřekl.“
Znovu se ukázalo, že nedostatek komunikace vyvolal frustraci a zklamání. Člen týmu, který zákazníka kontaktoval dříve ráno, udělal přesně totéž co vedoucí. Neřekl ostatním, že úkol už je splněný.
Průběžná komunikace je účinná komunikace
Pomůže vašemu týmu vyhnout se riziku překvapení, špatného předání informací nebo nedorozumění. I když máte pocit, že tým opakovaným připomínáním obtěžujete, nepřestávejte, dokud si nebudete jistí, že všichni zúčastnění vědí, kdo co dělá a do kdy.
Ujistěte se, že každý člen týmu ví, jaký má úkol, kde ho má splnit, kdy ho má udělat, kdo dělá co a jak se to má udělat.
Naučte se lépe naslouchat. Porozumějte potřebám a obavám svého týmu, abyste s ním mohli komunikovat účinněji. Mějte na paměti, že vše, co děláte, musí směřovat k vizi.
Buďte důslední. Nemůžete být emočně jednou nahoře a jednou dole. Snažte se nerušit ani neměnit plány. Věci se samozřejmě dějí a úpravy mohou být vždy nutné, ale pokud budete neustále měnit dohodnuté plány, tým ve vás a ve vaše rozhodování ztratí důvěru.
Účinná komunikace je obousměrná cesta. Zklamání nebo napomenutí vyjadřujte s láskou, trpělivostí a pochopením. Váš tým musí vědět, že za vámi může bezpečně přijít, zvlášť když někdo udělá chybu nebo něco pokazí.
Pokud se lidé, které vedete, bojí sdělit pravdu, chyby se rychle hromadí a zametají pod koberec, místo aby se vyřešily. Zkrátka: strach ochromuje komunikaci.
Existuje mnoho praktických komunikačních nástrojů, které usnadňují a zefektivňují celý proces
Patří k nim textové zprávy, telefonáty, e-maily, schůzky přes Zoom, a dokonce i tak jednoduchá věc, jako je samolepicí lístek.
Používejte vizuální formy komunikace – magnety, nástěnné cedule, obrázky a letáky –, abyste se svým týmem komunikovali průběžně.
Skvělí vedoucí znají význam čtení e-mailů a odpovídání na ně, stejně jako význam reakcí na hovory a textové zprávy. Díky tomu mají jistotu, že tým informace skutečně obdržel. To nelze zdůraznit dostatečně. Je nesmírně důležité odpovídat na e-maily a zprávy od nejbližších členů týmu, abyste předešli nedorozumění, zmatku a chaosu.
Příklad: Člen týmu poslal svému vedoucímu e-mail s podrobnostmi k akci a požádal ho, aby potvrdil, že informace obdržel. Vedoucí neodpověděl, protože e-mail vůbec nepřečetl. V den akce člen týmu doufal, že je vedoucí připravený. Místo toho byl však zcela zmatený, nevěděl, co má čekat, ani co má dělat. Následoval chaos a zmatek.
Nejdůležitější je, že účinná komunikace vyrůstá z kultury organizace
Týmové úsilí založené na vzájemné důvěře a otevřenosti, které vzniká díky vztahu vedoucího k jeho týmu. Daří se tehdy, když se členové týmu cítí bezpečně při kladení otázek i při přiznání omylů nebo nesplněných termínů.
Jako vedoucí máte za úkol rozdělovat úkoly, sledovat pokrok a odpovídat na příchozí otázky ve své e-mailové schránce. Váš tým vám za to bude vděčný.
